Je herkent het wel: over de laatste dagen/weken/maanden hebben openstaande taken jouw to-do-list overstroomt. Taken die veel ruimte in jouw achterhoofd innemen en zo chaos creëren, waardoor je niet weet waar je moet beginnen. Dit is een veelvoorkomend probleem voor Bol.com ondernemers, waarbij je soms 20 dingen tegelijk aan het doen bent. Ikzelf liep ook tegen dit probleem aan. Maar gelukkig kreeg ik al snel een oplossing in mijn schoot geworpen, een collega raadde mij namelijk het boek Grip aan, ‘het geheim van slim werken’.
De Eisenhower Matrix
In het eerste deel van het boek wordt de Eisenhower matrix behandelt. Deze oud-president van de VS vertelde: ‘I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.’ Op basis van deze quote is een matrix gevisualiseerd zoals hieronder. De Eisenhower-matrix bestaat uit 4 segmenten waar jij je taken kan onderverdelen: urgent-belangrijk (1), niet urgent- belangrijk (2), urgent-niet belangrijk (3) en niet urgent- niet belangrijk (4).
Urgent-belangrijk (Doen)
Denk hierbij aan taken met een harde deadline en grote gevolgen wanneer niet tijdig voldaan. Bijvoorbeeld: je voorraad is bijna op en je moet een nieuwe order plaatsen bij je leverancier om je voorraad op tijd aan te vullen. Het stukje urgentie zit het hem in dat je niet uitverkocht wilt raken en dit is belangrijk omdat je in dat geval je productpositie kan verliezen, waardoor je omzet misloopt. Bovendien heb je zonder producten geen verkopen en draai je geen omzet, waardoor je ook geen cashflow hebt, dus heel belangrijk. Het is hierin belangrijk om jezelf ook af te vragen: ‘Moet dit echt nu?’
- Een order plaatsen om voorraad aan te houden
- Het beantwoorden van klantvragen op Bol.com
Niet urgent-belangrijk (Later)
Het tweede segment bestaat uit taken die op de korte termijn niet gedaan hoeven worden, maar dit zijn wel projecten die op de lange termijn veel waarde toevoegen. Een voorbeeld hiervan is het opstellen van goede voorwaarden en afspraken met je leverancier zodat jij ervan verzekerd bent dat je altijd de juiste producten op tijd geleverd krijgt. Het is niet van belang om dat deze week of volgende week te doen, maar wel belangrijk wanneer jij je (volgende) order plaatst. Deze taken zijn eenvoudig te herkennen om jezelf de vraag te stellen: ‘Als ik dit niet doe, brengt me dat dan op de lange termijn in de problemen?’ en/ of ‘Dient deze taak een hoger doel?’
- Het opstellen van een contract met je leverancier
- Het verbeteren van je processen
- Investeren in de relatie met je leverancier
- Trainingen volgen
Urgent-niet Belangrijk (Uitbesteden)
Dit zijn taken die op de lange termijn geen waarde toevoegen, maar wel veel aandacht vereisen op de korte termijn. Het wordt dan als niet belangrijk beschouwd, omdat het niet per sé belangrijk voor jou is. Maar wel voor een ander. Hierbij kun je vooral denken aan mailtjes, telefoongesprekken, communicatie of post die niet urgent voor jou is maar wel voor een ander dus. Klantvragen vallen hier dus wel buiten, omdat het niet beantwoorden hiervan negatieve gevolgen kan hebben. Ondanks, is het uitbesteden hiervan geen slecht idee. Als je hier meer info over wilt bekijk dan ook onze litepaper: ‘Uitbesteden op basis van SOPs’. Hier gaan we dieper in op het onderwerp.
Niet urgent-niet belangrijk (Afstoten)
De laatste categorie bestaat uit werk dat je eigenlijk zo veel mogelijk wilt vermijden. Het voegt namelijk op geen een manier waarde toe. Denk bijvoorbeeld aan: door LinkedIn scrollen zonder enig doel, op Bol.com kijken zonder iets van ideeën of bevindingen vast te leggen of een online meeting met je accountability partner wat meer een gezellig praatje is geworden. Als je erover nadenkt zal jij en iedereen wel wat taken of bezigheden op een dag hebben die in deze categorie vallen. Stel jezelf de vraag: ‘Doet het er toe?’
- Doelloos door LinkedIn scollen
- Doelloos op Bol.com kijken
- Meetings die verder geen waarde toevoegen
Conclusie
De Eisenhower-Matrix is een geweldige tijd-management tool voor het structuren van je to-do-lijst. Waarbij het doel ook is om je tijd en energie zo veel mogelijk in taken van de bovenste twee vakken te steken, de belangrijke taken. Zodat jij snel de controle over je takenlijst kan overnemen, een heleboel chaos uit je hoofd kan ontnemen en met een stuk minder stress kan ondernemen. Heb jij nou nog vragen over het indelen van jouw takenlijstje? Stuur ons dan een berichtje en we kijken graag met je mee.